WI-72 WORK INSTRUCTION FOR TIME OFFICE

Doc. No:KKM/GWI/72 WORK INSTRUCTION FOR TIME OFFICE
Rev. No.:  01
Rev. Date:04.01.2018

Attendance Calculation :-

  • Time Office executive के  द्वारा gate पर attendance sheet पर लगे समय के आधार पर सभी कर्मचारियों कि attendance computer में दर्ज की जाएगी |
  • पूरे महीने कि attendance दर्ज होने के बाद सभी कर्मचारियों  कि attendance तथा over time को जोड़ा जायेगा |
  • प्रत्येक दिन कि attendance कि Audit (Delhi Audit Team ) होगी | Audit में निकली ग़लतियों को soft copy  में  ठीक किया जायेगा |
  • Auditors के  द्वारा audit होने के  बाद  उनसे  audit sheet पर signature करवाए जायेंगे तथा उनसे final हुई attendance से ही salary बनाई जाएगी |

Salary Activities:-

  1. Bank Salary प्रत्येक 7 तारीख को ठंदा में पहुँचनी अनिर्वाय है तथा 10 तारीख को बंटेगी।
  2. P.F.के Challan प्रत्येक 11 तारीख से  पहले  तथा ESI के Challan प्रत्येक 15 तारीख से पहले जमा करवाने अनिवार्य है।प्रत्येक11तारीख
  3. Auditors अपना कार्य प्रत्येक 03 तारीख तकअवश्य पूरा करे।
  4. जिन कर्मचारीयो की E.L. बची है और वो Leave application approved करवाकर Absent करते है तो उन्हें  E.L.दे दी जाएगी

Leave & days calculation:-

  1. वर्ष में प्रत्येक कर्मचारी को 07 casual leave मिलेगी और ये छुट्टीयाआकास्मिक कार्य पर ली जाती है इनके लिए Leave Application अनिवार्य नही है। ये छुट्टियाँ) दिन से 2 दिन एक साथ ली जा सकती है।वर्ष के अन्तमें ये छुट्टियाँ निरस्त हो जाती है। ( (Not Approve)
  2. वर्ष में प्रत्येक कर्मचारी जो E.S.I. से बाहर है उनको 07 Sick Leave दी जाती है। 03 दिन से ज्यादा लगा तार छुट्टियाँ लेने पर Medical Certificate देना अनिवार्य है। (Not Approve)
  3. वर्ष में प्रत्येक कर्मचारी को 20 Actual working days पर एक E.L दी जाएगी  (Full Year working पर 15 E.L)। तथा ये एक वर्ष से दूसरे वर्ष में Carry Forward हो जाती है। ये छुट्टियाँ या 3 वर्ष से ज्यादा एकत्रित नही की जा सकती है। कर्मचारी के सही तरीके से कार्य छोड़ने पर सभी छुट्टीयो का नकद भुगतान होगा। छुट्टियों के नकद भुगतान की विधि :- Basic Salary + DA / 26 x No. of Leave
  4. यदि कर्मचारी  बिमारी की छुट्टी पर चल रहा है तो उन छुट्टियो में  Sunday  गिना जायेगा।
  5. सप्ताह में 4 अनुपस्थिति होने पर Sunday Total Days में नही गिना जायेगा और शनिवार व सोमवार अनुपस्थिति रहने पर भी Sunday नही गिना जायेगा।

Advance:-

  • यदि किसी कर्मचारी को एक दम की आवश्यकता है तो वह कम से कम 10 दिन पहले Application जमा करायेगा। यह Application केवल H.R. Deptt.जमा करेगा।
  • H.R. Deptt. उसे उसके बने हुए वेतन तक Advance की  राशि दिलवा सकता है। इस प्रकार के ।कअंदबम कर्मचारी 3 महीने मे एक बार ले सकता है।
  • वेतन की राशि से अधिक Advance की आवश्यकता होने पर H.R.Deptt. उसके Bonus, Leave, Gratuity के Amount तक की Application को Management के पास Forward करेगा। इस प्रकार के Advance एक कर्मचारी वर्ष मे केवल एक बार ही ले सकता है।
  • कॉलम 3 के भुगतानों से अधिक ।कअंदबम की Application H.R. Deptt. न तो स्वीकार करेगा तथा नही उन्हे Management के Approval के लिए Forward करेगा।
  • यदि किसी कर्मचारी को आपातकालीन स्थिति मे आवश्यकता पड़ती  है तो उस उस आपातकालीन स्थिति का Evidence देना होगा। इस स्थिति मे उसे अधिक Advance भी दिया जा सकता है लेकिन इसके लिए उसे कम्पनी से दो Guarantor के Signature करवा कर देने होगें। ताकि यदि भविष्य मे कर्मचारी Advance लोटाने मे असमर्थता प्रकट करते है तो उन दोनो Guarantor से कम्पनी Advance की राशि का भुगतान करवा सके।

Advance Deduction:-

  1. Advance लेने वालेे कर्मचारी की पहली Salary से उसके खाने तथा कमरे  किराया आदि के  खर्चे  तक की  राशि  लगभग (2000) छोड़कर शेष Salary से Advance काटा जायेगा।जब तक Advance की राशि पूरी नही होगी तब तक इसी प्रकार हर महीने Advance काटा जायेगा।

Canteen Facility and deductions:-

  1. Canteen Facility allowed for only Customers, Guests of Management/Company, Staff with approval by HR, in House Residence person and any Special approval by HR.
  2. Approved people by HR can study in RestRoom. HR will give Permission as company Requirements.

Deduction:-

  1. Canteen Coupon changes will be taken of all Company Members in Equal defined rates.
  2. RestRoom changes will be taken from the House resident person. These charges will be on Monthly Basis and if any person will stay on leave the charge will be continued on leave days mean while the person does not free his bed. If any person says to Free his bed in Leave days then it is not sure to allow him next time.

Salary Increment  :- 

  1. प्रत्येक कर्मचारी का Salary Increment Performance Sheet के आधार पर होगा।
  2. Salary Increment वार्षिक न हो कर अच्छी Performance होने पर कभी भी किया जा सकता है।
  3. यदि किसी कर्मचारी  की Performance अच्छी नही है तो वर्ष के बाद भी Salary Increment नही होगा।

Full & Final

  • यदि कोई कर्मचारी किसी कारण वश service से त्यागपत्र देता है तो उसे कम्पनी को 30 दिनो का समय देना होगा।तथा Resignation Slip भी भरकर  Resignation के साथ जमा करवानी होगी। इस Slip की सभी Details H.R. Deptt Soft Copies रखेगा।
  • यदि कर्मचारी कम्पनी को 30 दिन पहले त्याग पत्र देता है तो उसे सम्पूर्ण हिसाब ( Salary + E.L + Gratuity + Bonus) देकर कम्पनी से विदा किया जाऐगा।

1) Salary = Gross Salary

11) EL = Basic Salary + DA / 26 x No. of EL

111) Gratuity = Basic Salary + DA x 15 x Year of Service / 26

1v)  Bonus = 8.33% of Basic Salary or Minimum Rate as per Govt. Rule

  • यदि कोई कर्मचारी बिना बताये  तथा बिना किसी पूर्व Notice या त्यागपत्र के कम्पनी छोड़ता है तो उसे 3 महीने बाद केवल Salary दी जाएगी  तथा Salary के अलावा कुछ नही मिलेगा।
  • यदि कोई कर्मचारी गलत गति विधि चोरी,मारपीटअथवा गैर कानूनी कार्य करता है तो उसे उसी समय कम्पनी बिना किसी वेतन भुगतान के कार्य से निलंबित कर सकती है।

Grievances Handling

  1. H.R.Deptt. कर्मचारियों से संबंधित सभी कार्य (1. Overstay Format 2. Leave Format 3. Application 4. Manpower Requirement Slip, 5. Resignation Slip  6. Any Grievances) उन्हे नीचे Shop Flower पर निश्चित समय पर करेगा।

Legal Compliances:-