WI-21 Work Instruction For Human Resource Department

Doc. No:  KKM/GWI/21	Work Instruction For Human Resource Department (मानव संसाधन विभाग के लिए कार्य निर्देश)
Rev.  No.:  01
Rev. Date:   01.03.2012

कम्पनी के मानव संसाधन विभाग  कि कार्य प्रणाली  को नीचे दीये गए कार्य निर्देशें  के अनुसार लागू करना है।

(A)Shift Schedule:-

1a

Shift	Shift Start Time	Tea Break  Start Time	Tea Break  End Time	Lunch/ Dinner Start Time	Lunch/ Dinner End  Time	Tea Break		Shift End Time	Over time
						Start Time	End Time
General	8.30AM	10.00AM	10.10AM	1.00PM	1:30 PM	2.15PM	2.30PM	5.00PM	As REQ.
Day	7.00AM	10.00AM	10.10AM	1.00PM	1:30 PM	5.30PM	5.40PM	3.30PM	3.30 Hours
Night	7.00 PM	9.30PM	9:40 PM	11.00PM	11:30 PM	6.00AM	6.10AM	3.30AM	3.30 Hours

2a यदि कोई कर्मचारी एक पाली से दूसरी पाली मे कार्य पर रूकता है तो उसे

DESIGNATION	PERMISSION
Incharge/Manager	GM>AGM>  AGM >HR
Supervisor	Incharge>GM/AGM> HR
Operator/Helper	Supervisor>Incharge> GM/AGM > HR
Executive	Sr         Sr. Executive > Manager> GM/AGM > HR

से लिखित मे अनुमति लेनी होगी।

3a प्रत्येक सप्ताह Shift Change होगी। यदि किसी कारण से Shift Change नही करनी है तो Department Incharge लिखित मे H.R                Department को देगा।

4a सभी कर्मचारी तथा Staff अपने निश्चित समय पर  Duty आयेंगे तथा जो कर्मचारी अपने Duty समय से आधा घन्टे से ज्यादा देरी पर आयेंगेेे उनकी आधे दिन की हाजरी लगेगी। यदि कोई कर्मचारी Duty  समय से पहले आता है तो उसकी Duty समय से ही हाजरी गिनी जाएगी। देरी से आने वाले कर्मचारी को HR विभाग मे देरी से आने का कारण बताना होगा और उसे उचित कारण होने पर ही Duty लिया जाएगा।

5a   (i) प्रत्येक पाली के शुरू होने पर तथा पाली छूटने पर Hooter बजाया जायेगा। दोनो पाली के समय Lunch तथा Dinner शुरू होने पर तथा खत्म होने पर Hooter बजाया जायेगा।

(ii) यदि किसी Department के employee duty off से पहले कार्य स्थल छोड़ते है तो उस Department के Supervisor के द्वारा उनके नाम H.R Department मे दिये जायेगे। तथा H.R Department के द्वारा उन कर्मचारियों के Over time को काट दिया जायेगा। 

(iii) यदि किसी Supervisor के द्वारा कर्मचारी के duty off से पहले कार्य स्थल से बाहर जाने पर नाम नही लिखकर दिए जाते है और H.R Department के द्वारा ऐसे लोग पकडे जाते है तो H.R Department कर्मचारियों के साथ Supervisor के उस दिन के Over time को भी काट देगा।

(iv) Pre-Machining Department  के कर्मचारियो को duty off से पहले कार्य स्थल से बाहर पाए जाने पर जितने कर्मचारी बाहर मिलते है उन कर्मचारियो के उस दिन के Over timeके बराबर पैसा Contractor के बिल से काट दिया जायेगा। 

6a Duty Off (7:00am  तथा  7:00pm) के Hooter बजने से पहले कोई भी कर्मचारी कार्य स्थल को नही छोडेगा अपने Reliever के आने पर उसे अपने कार्य की जानकारी देकर कार्य स्थल को छोडेगा। यदि कोई कर्मचारी Hooter  बजने से पहले कार्य स्थल छोड़ता है तो उसके लिए  Department Incharge तथा Sup. जिम्मेदार होंगे ।

7a प्रत्येक Department के Incharge और  Supervisor को  Shift  छूटने के समय Department मे होना अनीवार्य है  

8a एक कर्मचारी सप्ताह में 2 घण्टे तक का Personal work Gate Pass ले सकता हैं।

   (B) Gate Activities: –

1b गेट पर कर्मचारी के Duty आने व जाने का सही समय Attendance Sheet में डलेगा तथा कर्मचारी के आने के समय धुम्रपान आदि नशीली वस्तुओ की तलाशी होगी व जाते समय कम्पनी की कोई वस्तु बाहर न जाये इस उद्देश्य से तलाशी होगी।

2b गेट पर कम्पनी में प्रवेश के बाद Duty Off होने से पहले कोई कर्मचारी या किसी प्रकार का सामान बाहर जाता है तो उसका Authorized Person से  Sign. हुआ गेट पास होने पर ही छोडेगे।

3b Material आने व जाने का सम्पूर्ण Record Gate  पर समय सहित अंकित होगा।

4b Gate पर बिना किसी कार्य के कोई व्यक्ति खड़ा नही होगा ।

5b Visitors तथा Interview आदि से Related व्यक्तियो का नाम पता तथा समय व मिलने वाले व्यक्तियो का नाम अंकित होगा।

(C)Requirement, Recruitment & Selection:-

1c        Requirement:-

• यदि किसी Department में कोई कर्मचारी कार्य छोड़कर चला जाता है और उसकी जगह पर कर्मचारी की आवश्यकता है तो Department Incharge लिखित में A.G.M से Sign. करवाकर Repalacement प्राप्त करेगा।

1. यदि किसी Department में कोई नये कर्मचारी के लिए अलग से Manpower की आवश्यकता है तो नई Requirment के लिए M.D से Sign.  करवाकर H.R में देने पर Requirement पूरी की जाएगी।

2c Recruitment:-

1. Manpower के लिए H.R Department  Placement Agencies, News Paper, Internal & External Notice तथा Employees के सहयोग आदि स्त्रोतो का प्रयोग करेगा । 
2. जिस पद के लिए भर्ती होनी है। उसके ।According उपरोक्त साधनों से Resume प्राप्त किए जाएंगे तथा उन  Resumes को Required designation से Shortlist  करवाए जाऐेगे।
3. Shortlist candidates  को एक साथ First round के लिए निश्चित दिनांक को बुलाया जायेगा।
4. सभी Designation की भर्ती हेतु Question Paper  निश्चित रहेंगे तथा वह Question Paper candidate से Solve करवाया जाएगा।
5. Ist Round मे Select candidate को IInd round के लिए Top Management से date fix करके बुलाया जायेगा।

3c  Selection 

1. Selection से पहले candidate के सभी documents H.R department check करेगा।
2. Top management के द्वारा Selection पर  candidate की Salary final की जायेगी।
3. Orientation programme के according level 2 के सभी candidate को selection के बाद offer letter तथा Joining date से एक माह तक appointment letter दिया जायेगा।
4. Orientation programme के according level 0  के सभी candidate को  केवल  H.R Department ही interview लेकर select करेगा तथा जो level 0 के salary rate fix  है वह salary  उन candidate की H.R department  बिना किसी approval के लगाऐगा।
5. Selection के बाद joining के पहले दिन H.R विभाग सभी candidate का orientation programme   करवायेगे।

(D) New Joining Activities:-

1d New joining Employee की Joining के समय उसकी salary Department Head  के द्वारा Recommend की जायगी तथा M.D से  Approved होगी।

2d Joining के समय कर्मचारी का Bio Data Form, E.S.I. Form P.F. Form  भरकर उसकी अलग से File  तैयार की जायगी।

3d New Joining Worker को दिन की पाली से कार्य शुरू करवाना है तथा वह एक सप्ताह तक supervisor की निगरानी मे कार्य करेगा।

4d       नए कर्मचारी के भर्ती होने पर H.R Deptt. उसकी Joining के पहले दिन उसका Orientation करवायेगा जो कि इस प्रकार है:-

1. Company Introduction करवाया जायेगा।
2. General policy तथा उसके कार्य की Policy के बारे मे बताया जायेगा।
3. उसके कार्य की Responsibility Matrix को उसे समझाया जायेगा।

(E)Salary Activities:-

1e Bank Salary प्रत्येक 7 तारीख को Bank में पहुंचनी  अनिर्वाय है तथा 10 तारीख को बंटेगी।

2e P.F.तथा  E.S.I Challan प्रत्येक 15 तारीख से पहले जमा करवाने अनिवार्य है।

3e Auditors अपना कार्य प्रत्येक 03 तारीख तक अवश्य पूरा करे।

4e जिन कर्मचारीयो की E.L बची है और वो Absent है तो E.L  दे दी जाएगी।

5e       Leave & days calculation:-

1. वर्ष में प्रत्येक कर्मचारी को 07 casual leave मिलेगी और ये छुट्टीया आकास्मिक कार्य पर ली जाती है इनके लिए Leave Application अनिवार्य नही है। ये  छुट्टीया  दिन से 2 दिन एक साथ ली जा सकती है।वर्ष के अन्त में ये छुट्टियाँ निरस्त हो जाती है।(Not Approve)
2. वर्ष में प्रत्येक कर्मचारी जो E.S.I. से बाहर है उनको 07 Sick Leave दी जाती है । 03 दिन से ज्यादा लगातार छुट्टियाँ लेने पर Medical Certificate   देना अनिवार्य है।(Not Approve)
3. वर्ष में प्रत्येक कर्मचारी को 15 Earned leave दी जायेगी। तथा ये एक वर्ष से दूसरे वर्ष में Carry Forward हो जाती है। ये छुट्टीया 90 दिन से ज्यादा एकत्रित नही की जा सकती है। कर्मचारी के कार्य छोड़ने पर सभी छुट्टीयो का नकद भुगतान होगा। 
4. यदि कर्मचारी बिमारी की छुट्टी पर चल रहा है तो उन छुट्टियो में Sunday गिना जायेगा।
5. सप्ताह में 4 अनुपस्थिति होने पर Sunday Total Days में नही गिना जायेगा और शनिवार व सोमवार अनुपस्थिति रहने पर भी Sunday नही गिना जायेगा।

6e        (a)  Advance:-

• यदि किसी कर्मचारी को Advance की आवश्यकता है तो वह कम से कम 10 दिन पहले  Application जमा करायेगा। यह । Application केवल H.R Deptt. जमा  करेगा।

• H.R. Deptt. उसे उसके बने हुए वेतन तक Advance की राशि दिलवा सकता है।इस प्रकार के  Advance कर्मचारी 3 महीने मे एक बार ले सकता है।

1. वेतन की राशि से अधिक Advance की आवश्यकता होने पर H.R Deptt. उसके Bonus, Leave, Gratuity के Amount तक की Application को Management के पास Forward करेगा। इस प्रकार के Advance  एक कर्मचारी वर्ष मे केवल एक बार ही ले सकता है।
2. कोलम 6e (a)(iii) के भुगतानों से अधिक Advance की Application H.R. Deptt. न तो स्वीकार करेगा तथा नही उन्हे Management के Approval  के लिए Forward करेगा।
3. यदि किसी कर्मचारी को आपातकालीन स्थिति मे आवश्यकता पड़ती है तो उसे उस आपातकालीन स्थिति का Evidence देना होगा। इस स्थिति मे उसे अधिक Advance भी दिया जा सकता है लेकिन इसके लिए उसे कम्पनी से दो Guarantor के Signature करवाकर देने होगें। ताकि यदि भविष्य मे कर्मचारी Advance लोटाने मे असमर्थता प्रकट करते है तो उन दोनो Gurrantor से कम्पनी Advance की राशि का भुगतान करवा सके।

(b)      Advance Deduction:-

(i)   Advance लेने वालेे कर्मचारी की पहली Salary  से उसके खाने तथा कमरे किराया आदि के खर्चे तक की राशि लगभग (2000) छोड़कर शेष Salary से Advance  काटा जायेगा। जब तक Advance की राशि पूरी नही होगी तब तक इसी प्रकार हर महीने  Advance काटा जायेगा।

(F) Discipline:-

1f प्रत्येक कर्मचारी को एक दूसरे का सम्मान करना है। तथा अपने से बड़े अधिकारी के निर्देशो का पालन करना है।

2f कम्पनी में जूते पहनकर आना है।

3f अपने कार्य स्थल से दूसरी जगह बिना किसी कार्य के नही जाना है।

4f कार्य स्थल व Office  में Duty Off के समय सभी बिजली के उपकरणों को बंद करना है।

5f अपने कार्य से संबंधित उपकरणों को छोड़कर दूसरे उपकरणों से छेडखानी नही करनी है।

6f बगीचेेे में गन्दगी न करे तथा पेड़ पोधो की पत्ती व डाल आदि न तोड़े।

7f सभी Department  में zone wish 5 ‘s’ Activities पर कार्यकरना आवश्यक है।

(G)Welfare:-

कम्पनी की कोशिश यह है कि सभी कार्यो मे कर्मचारियों की भागीदारी रहे। समय-समय पर कम्पनी Welfare से सम्बन्धित कार्य करती रहेगी । लेकिन कम्पनी इन कार्यो के लिए बाध्य नही है।

1g सभी Worker को Tea available  होगी। Tea Distribution Process………………के अनुसार होगी। 

2g कम्पनी मे Staff के लिए Pantry सुविधा होगी तथा Pantry  में कम से कम दो Peon होंगे । किसी Staff के Employee के पास Company guest  आता है तो उसे पानी तथा चाय कि सुविधा होगी यदि Guest Govt.  अधिकारी है तो उसके लिए Snacks तथा खाने कि सुविधा होगी।

3g समय समय पर कम्पनी में मनोरंजन दायक Programme Organize होगे।

4g Worker को first Aid तथा चोट लगने पर तुरन्त Hospital की सुविधाए मिलेगी।

5g H.R.Deptt. कर्मचारियों से संबंधित सभी कार्य (1. Over Stay Format,2. Leave Format, 3.Application, 4. Manpower Requirement Slip, 5. Resignation Slip, 6. Any Grievances)  उन्हे नीचे  Shop Flower पर जो जगह निश्चित की जाएगी वही पर निश्चित समय पर करेगा।

6g      Locker:-

           (i) कम्पनी मे सभी कर्मचारियों को कपडे, टिफिन, आदि रखनें के लिए कम्पनी Locker तथा अलमारिया प्रदान करेगी।

          (ii)  इन Locker तथा अलमारियो की सुरक्षा की जिम्मेदारी कर्मचारी पर होगी।

1. यदि किसी Locker अथवा अल मारी मे किसी प्रकार का नुकसान पाया जाता है तो उसे ठीक करवाने मे लगा खर्चा ( राशि )  कर्मचारी के वेतन से काट लिया जायेगा तथा इसकी सूचना उसे  Locker  देते समय H.R Deptt. उसे देगा और उससे Signature करवायेगा।

7g       Employee Involvement:-

1. H.R.Deptt. अलग से अपना एक Suggestion Box तथा एक Complaint Box Shop Flower पर लगायेगा तथा इसे प्रत्येक दिन एक निश्चित समय पर खोलेगा।
2. H.R. Deptt. इन Complaint तथा Suggestion पर 3 दिन के अन्दर कोई उचित निर्णय लेगा।

8g      Mobile:-

W.E.F 10.08.2011  से यदि किसी कर्मचारी को Mobile की आवश्यकता पड़ती है तो Mobile  के Conveyance जो Recharge Conveyance है उसी राशि मे Mobile के Amount को (12 से भाग कर जो Amount आता है वह Amount )  हम Recharge Amount मे जोड़कर हर महीने देगें तथा कर्मचारी Mobile स्वयं Purchase करेगा और वह Mobile  हमेशा के लिए (नौकरी छोड़ने पर भी ) कर्मचारी के पास रहेगा।

9g      Employee sitting place facilities:-

प्रत्येक कर्मचारी का Seating Place Designation से न होकर work responsibility और कार्य की रूप रेखा के आधार पर होगा।

(H) Performance Monitoring and Appraisal :-

         (a)   Performance Sheet:-

a(i) कम्पनी में कार्यरत प्रत्येक कर्मचारी की Performance Sheet  तैयार की जाएगी। तथा कोई भी कम्पनी का सदस्य किसी की भी गलती पर गलती करने वाले कर्मचारी की performance sheet भर सकता है।

a(ii) प्रत्येक Deptt. में उसका H.O.D/Supervisor अपने अधीनस्त कर्मचारियों की Performance Sheet तैयार करेगे।

a(iii) G.M. सभी Deptt. के H.O.D की Performance Sheet  तैयार करेगें।

a(iv) Performance Sheet मे प्रत्येक कर्मचारी का एक महिनेे में 3 बार नाम होना अनिवार्य हैं।

a(v)  एक Deptt. दूसरे Deptt. के कर्मचारी की भी  Performance Sheet भर सकता हैं।

सभी Deptt. की Month wisw Performance Sheet, H.R Deptt. मे अगले महीने के पहले सप्ताह मे जमा करवानी अनिवार्य हैं।

(b)        Salary Increment :- 

b(i)        प्रत्येक कर्मचारी काSalary Increment Performance Sheet  के आधार पर होगा।

b(ii)      Salary Increment वार्षिक न होकर अच्छी Performance  होने पर कभी भी किया जा सकता है।

b(iii)    यदि किसी कर्मचारी की  Performance  अच्छी नही है तो वर्ष के बाद भी  Salary Increment नही होगा।

(I) Full & Final

1i    यदि कोई कर्मचारी किसी कारण वश service से त्यागपत्र देता है तो उसे कम्पनी को 15 दिनो का समय देना होगा। तथा Resignation Slip  भी भरकर Resignation के साथ जमा करवानी होगी। इस Slip की सभी Details H.R. Deptt Soft Copy मे रखेगा।  

2i यदि कर्मचारी कम्पनी को 15 दिन पहले त्यागपत्र देता है तो उसे सम्पूर्ण हिसाब (Salary +E.L+Graduaty+Bonus) देकर कम्पनी से विदा किया जाऐगा।

3i यदि कोई कर्मचारी बिना बताये तथा बिना किसी पूर्व Notice या त्यागपत्र के कम्पनी छोड़ता है तो उसे केवल Salary  वितरण के समय ही Salary दी जाएगी तथा Salary के अलावा कुछ नही मिलेगा।

4i यदि कोई कर्मचारी गलत गति विधि, चोरी, मार पीट अथवा गैर कानूनी कार्य करता है तो उसे उसी समय कम्पनी बिना किसी वेतन भुगतान के कार्य से निलंबित कर सकती है।

(J) Transportation:-

j(i)  बिना  Gate Pass  के कोई भी Company Vehicle Company  से बाहर नही जायेगा।

j (ii) कम्पनी के सभी Vehicles के Gate Pass पर  Supervisor ,H.O.D.,GM/AG , H.R.M के Signature होगे।

j(iii) Company के सभी  Vehicles का Gate Pass केवल कम्पनी के कार्य के लिए दिया जायेगा।

j (iv) यदि एक साथ अधिक लोग Vehicle Gate Pass के लिए आते है तो H.R Department कार्य की जरूरत के अनुसार पहले Gate Pass किसे देना है यह निश्चित करेगा।

j(v) Vehicle की Meter Reading Gate  पर Vehicle Register मे दर्ज की जायेगी।

j(vi)  Authorize Person कार्य की दूरी से Meter Reading का मिलान करेगा।

j(vii) अधिक Reading खर्च हाने पर Authorize Person कर्मचारी से जबाव मागेगा अथवा कोई उचित कार्यवाही करेगा।

j(viii) कार्य निश्चित करेगा कि किस प्रकार के Vehicle की (Moter cycle,Bolero) कार्य मे आवश्यकता है उसी Vihicle का Gate Pass Authorize  person Allow   करेगा।

(K)   Training and Development:-

k(i)  H.R. Deptt. कम्पनी मे समय-समय पर Training Organize करवायेगा।

k(ii) Training Material Sanchay Deptt. तथा H.R Deptt. मिलकर जिस प्रकार की Training है उसके Trainer के अनुसार तैयार करेंगे।

k(iii)  H.R. Deptt. Training Calendar बनायेगा।

k(iv) Training Calendar के अनुसार समय पर Training होगी तथा Trainer  और Trainee के Attendance Sheet  पर Signature होगे।

F.A.Q

Q.1    यदि किसी Deptt. मे Incharge Available नही है (छुट्टी पर है या Post vacant है) तो उस स्थिति मे उस Deptt. के सभी कार्यो के लिए कौन  Responsible होगा ?

Ans. Incharge से तुरंत नीचे वाली Designation पर जो व्यक्ति है वह अथवा Directors जिसे उस कार्य के लिए उपयुक्त समझते है वह व्यक्ति Responsible  होगा।

Q.2   एक Deptt. से दूसरे  Deptt. मे Incharge  व Subordinates की पहचान कैसे हो ?

Ans. Organization Structure  के द्वारा पहचान कर सकते है।

Q.3    प्रत्येक कर्मचारी के पद के बारे मे कैसे पता चलेगा ?

Ans. Organization Structure  तथा  Attendance Sheet के द्वारा पता चलेगा।

• कम्पनी मे सभी को Designation  दी गई है क्या सभी व्यक्ति Designation पर काबिल है या नही यदि नही तो उस Designation के व्यक्ति को कम्पनी मे Change कर देना चाहिए।
• Organization Structure display होना चाहिए।